为规范我校档案工作的管理,确保档案的安全,最大限度地延长档案的寿命,长期有效地为学校和国家积累档案史料,更好地为学校各项工作服务,根据国家公文有关标准,将各类归档文件材料载体使用及书写要求规定如下:

一、文件材料的书写要求

(一)各类档案文件材料载体符合国家规范要求,归档纸质材料的质量应达到色泽洁白,质地紧密,纸面平滑,柔韧性强,书写流畅的标准。

(二)公文用纸幅面尺寸、规格要统一规范,党政机关的公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),各大类归档文件材料用纸参照党政机关公文用纸的规格;图纸的纸质材料和规格,按行业规范执行。

(三)声像类归档的载体材料较为复杂,录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、胶片等归档时,应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象,并配有声像材料相对应的文字说明材料。照片归档时,底片也应随之归档。

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