第一章 总 则
第一条 为了适应学校工作需要，推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合学校工作实际，制定本办法。
第二条 公文是学校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。
第六条 校办公室主管学校公文处理工作，并对各党政管理部门、各院（部）、以及群团组织、直属单位、附属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类和形式
第七条 学校公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，发布校内规章制度，任免人员等。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。
（九）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，作为存档材料。
第八条 学校公文主要形式有：
（一）学校党政文件。发文机关标志为“中共金沙体育委员会文件”（代字“校党字”）、发文机关标志为“金沙体育文件”（代字“校字”）。主要适用于传达贯彻上级党委和主管部门的有关方针、政策、指示；部署学校全局性工作和重要工作；发布重要决定；制定学校各项政策和制度；通报重要事项；向上级机关报告、请示工作和呈送意见；根据干部管理权限，办理干部任免事项等。
（二）学校党政函件。发文机关标志为“中共金沙体育委员会”（代字“校党函”）、发文机关标志为“金沙体育”（代字“校函”）。主要适用于安排部署日常事务性工作；发布有关工作事项；协调校内有关单位和部门开展业务工作；与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；对上级主管部门有关转办事项提出办理意见；印发重要会议通知；办理学校内部的重要事项等。
（三）办公室函件。发文机关标志为“中共金沙体育委员会办公室”“金沙体育办公室”，代字为“校党办函”“校办函”的公文，主要适用于经同意以校办公室名义传达贯彻上级机关的指示；就有关具体问题进行工作布置；印发会议通知和校领导重要讲话；转发有关文件；以校办公室名义对学校有关具体业务作出通知；就具体事项与不相隶属机关内设部门进行商洽；办理学校内部事项等。
（四）会议纪要。发文机关标志为“中共金沙体育委员会议纪要”“金沙体育会议纪要”的公文，用于记载、传达学校党委、行政重要会议以及有关专题会议的决定事项和主要精神。
第三章 公文格式
第九条 学校公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
第十条 学校公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。
（一）秘密公文应当分别标明密级。
（二）紧急文件应当标明“特急”、“急件”。
（三）发文字号，包括发文机关代字、年份、顺序号。如：校党函〔2014〕xx号。
（四）上报的公文，应当在金沙体育注明签发人姓名。
（五）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，标明公文种类，标题中一般不用标点符号。
（六）公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关的下1行，每自然段左空2字，回行顶格，3号仿宋体（GB2312），文中如有小标题可用3号黑体字。
（七）公文中引用公文应当先引标题，后引发文字号。公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外，其他数字应使用阿拉伯数码，外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
（八）公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号,如第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（九）公文如有附件，应当在正文之后，发文机关署名和成文日期之前注明附件顺序和名称。
（十）公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。
（十一）发文机关署名应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。
（十二）成文日期，以领导签发的时间为准；联合行文，以最后签发领导的签发日期为准。日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（十三）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线（即“— × —”）。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十一条 学校公文常用格式如下：
（一）紧急程度：3号黑体，右上角第1行（如需同时标识秘密等级和保密期限，则标识在右上角第2行）。
（二）发文字号：3号仿宋体（GB2312），居中；年份、序号用阿拉伯数码；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位，不加“第”字。
（三）公文标题：2号标宋，居中。
（四）主送机关：3号仿宋（GB2312），左侧顶格。
（五）正文：3号仿宋（GB2312），每面22行，每行28字。
（六）正文下空一行，左空2字，3号仿宋（GB2312）。
（七）主题词：3号黑体，居左顶格；词目3号标宋（GB2312），词目之间空一字。
（八）抄送：主题词下一行，左空1字，3号仿宋（GB2312），抄送机关用“，”隔开。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，没有实质内容、可发可不发的文件一律不发，可长可短的公文一定要短。凡是法律、法规、规章、制度已有明确规定的，或上级公文已有明确规定，本级无需再做具体要求的，一般不再行文；凡能对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告、商洽、部署问题、工作的，一律不发文；能通过电子政务系统发送的不再印发纸质文件，倡导“短、实、新”文风。工作简报一般通过电子政务系统或电子邮件发送。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十四条 向上级部门行文规则：
（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。
（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）除上级部门负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级部门负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级部门报送公文。如属上级机关负责人直接交办事项，应在正文开头部分予以说明。
第十五条 校办公室根据授权可以向各基层党委（党总支）、职能部门、院（部）和直属单位行文；可以代表学校对外正式行文。
第十六条 中共金沙体育纪律检查委员会、金沙体育工会委员会、共青团金沙体育委员会按照工作职责可以分别向各基层党委（党总支）、二级工会、院（部）团组织行文，可以向对应的上级主管机关行文。
第十七条 除第十五条、第十六条规定的情况外，学校内设机构一律不得对外正式行文。各职能部门、二级单位不能制发正式文件。各职能部门在各自职权范围内，可以函件的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，向学校党委、行政请示、报告工作，就部门业务范围内的事项向校内各单位发布通知、进行通报、表彰等。需以学校党委、行政名义正式行文的，须履行学校公文制发程序。
第十八条 各职能部门、二级单位制发校内函件，应使用本部门发文机关标志、发文代字，落款应署发文部门名称，用印应加盖发文部门印章（各部门校内函件发文机关标志和发文代字详见附件）。
第五章 公文拟制
第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十条 公文行文须经电子政务系统办理，电子公文实施办法另行制定。
第六章 公文办理
第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理、催办查办和整理归档。
第二十二条 收文办理主要程序是：
（一）签收。学校机要室负责校外公文签收，对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。收文后，机要室应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。
（三）拟办。公文登记后由机要室送交校办公室进行阅办并提出拟办意见。
（四）阅批。校办公室提出拟办意见后，由机要室送交校领导阅批，根据校领导批阅意见分送相关部门进行办理。
（五）传阅。在办理公文传阅时，机要室应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。
第二十三条 发文办理主要程序是：
（一）复核。校办公室在公文正式印发前，应对由校领导签批的公文内容、文种、格式等进行复核；如有任何修改，应当报原签批校领导复审。
（二）登记。对复核后的公文，应及时办理发文登记，包括编排发文号，记录发文单位、签发人和签发时间，确定分送范围和印制份数等。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。校内公文除涉密公文和特殊情况外，一律通过学校教育电子政务平台办理，原则上不再分发纸质公文；向校外行文的，根据实际需要制发纸质公文。通过学校教育电子政务平台发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。
第二十四条 涉密公文应当通过机要途径或者机要人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十五条 催办查办主要方法：
（一）公文催办查办工作由校办公室负责，具体工作由机要科承办。分送相关部门办理的公文应登记公文交办时间起点，承办单位对交办的公文应当及时办理，紧急和有明确办理时限要求的公文应当在规定时限内办理完毕，一般公文应在5个工作日内办结。公文办理完毕后，纸质文件（原件）应立即退还校办公室机要科。
（二）校办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，根据公文办理时限督促承办单位按期办结。
（三）承办单位应及时向校办公室反馈公文办理结果或进度情况，对不能在规定时限落实的事项，应说明理由并向批阅意见的相关校领导汇报。
第二十六条 公文办理完毕后，校办公室负责按照档案法律法规以及学校档案管理规定，及时将学校公文的审签过程稿、定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全，定期移送档案管理部门进行立卷归档。各职能部门和二级单位制发的函件由本单位立卷、归档。
第七章 公文管理
第二十七条 学校公文由办公室统一管理，建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。学校各二级单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十八条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文由专人管理。
第二十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经主管机要保密的校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
第三十条 公文的废止，由学校或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十一条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十二条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十三条 学校内设机构发生撤销、合并或新增等变动调整时，公文管理随之相应变更。工作人员离岗离职时，所在单位应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第三十四条 涉及外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第三十五条 本办法自发布之日起施行。原《安徽建筑工业学院公文处理实施细则》（建院字〔1997〕47号）同时废止。
第三十六条 本办法由校办公室负责解释。
附件：各职能部门、二级单位校内函件发文机关标志和发文代字.doc
