校字〔2014〕86号

 

第一章 总 则

第一条为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》，做好普通高校学生档案管理工作，促使学校学生档案管理工作规范化、制度化，结合学校实际，制定本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理坚持集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条学校应加强对学生档案工作的领导，要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

第五条学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学校在学生处设立学生档案室，配备专职人员负责学生档案管理工作。

第二章 学生档案管理职责

第六条新生档案，按来档途径由辅导员、学院、招生部门接收、汇总、整理，于每年10月份前，移交学生档案室，严格履行交接手续。学生档案室于每年10-11月份，组织全校新生辅导员集中阅档，对于学生档案缺失的，由辅导员反馈信息到学生本人，催促其于当年查找或回原学校补齐相关档案材料。

第七条学生档案形成部门（各学院）要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作，由专人负责学生在校期间的档案材料的整理，及时将完整的档案材料移交校学生档案室，并协助学生档案室做好归档工作。毕业生的档案材料由辅导员负责收集，并完成装档工作。

第八条学生档案室工作职责

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第三章 学生档案收集与管理

第九条学生档案形成部门要重视学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。归档内容：高中档案、《高等学校毕业生登记表》、《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（存根）、团员档案、党员档案、大学成绩单、相关奖励材料、相关处分材料、档案转递单。

第十条学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。

第十一条不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理。凡不应归档的，退还形成材料的单位处理。

第十二条凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案归档、入库前，要使用统一和规范的学生档案袋。

第十三条学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸或学校规范表格，用黑色水笔书写，不能用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔、复写纸书写。

第十四条学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十五条因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十六条留级学生的档案，每学年在接到教务处正式通知后，将其档案转到所留班级中，将原来班级的名字注销并说明原因。

第十七条退学学生的档案，由学生本人凭离校手续清单和退学文件办理领取手续，由他人代办的，代办人要提供授权委托书和身份证原件方给予办理。

第十八条学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。

第十九条学生出国不归、失踪、逃亡，经证实，其档案仍由学校学生档案室保管。

第四章 学生档案保管与保护

第二十条根据安全保密和便于查找的原则，学校对学生档案进行严密，科学地保管。

（一）学生档案设立专门库房，使用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，并常检查。

（二）要保持库房的清洁和库房内适宜的温度、湿度。

（三）学生档案室统一保管学生档案，建立登记和统计制度，及时发现问题并解决。

第二十一条学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第五章 学生档案的利用

第二十二条因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）凡来查阅学生档案者，须经各学院及有关部门领导签字证明身份，用人单位政审时需查阅档案的，需由辅导员陪同，并提供介绍信；

（二）学生档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，严格履行借阅手续后，方可借出并按时归还；

（三）学生个人不能查阅自己的档案材料；

（四）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料；

第六章 学生档案的转递

第二十三条学生毕业后，由学生档案室组织辅导员装档，并将毕业生档案移交给就业工作处，就业工作处按机要件的交送规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门（单位）。

第二十四条严格执行学生档案转递制度，避免产生“无头档案”，转递学生档案时应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要投递或派专人送取，不能邮寄，不得由学生本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封。

第七章 附 则

第二十五条本办法适用于全日制本科学生。研究生档案由研究生部负责管理，可参照本办法执行。

第二十六条本办法自发布之日起施行，由学生处负责解释。