关于印发《金沙体育档案馆收集档案范围细则及工作方案》的通知
校字〔2018〕99号
校属各单位：
《金沙体育档案馆收集档案范围细则及工作方案》已经校长办公会议审议通过，现予印发，请遵照执行。
特此通知。
金沙体育档案馆收集档案范围细则及工作方案
为了全面贯彻落实国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）和教育部《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）有关精神，结合学校实际，制定本细则及工作方案。
第一章文件材料归档原则和范围
一、归档原则
第一条 归档的文件材料必须反映学校主要职能活动和基本历史面貌；对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值；对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。
第二条 归档文件材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映学校各单位、各学院职能活动的全过程。
第三条 归档文件材料必须遵循其自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
二、归档范围
第四条 依据教育部、国家档案局、安徽省档案局及有关部门的相关规定，结合学校实际，档案馆对档案保管期限为永久和定期30年（含30年）的文件材料纳入归档，其收集归档范围主要有:
（一）党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、专题、声像、实物等十三大类。
1．党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。按照《金沙体育文件材料归档范围与保管期限表（党群类）》进行分类归档。
2．行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。按照《金沙体育文件材料归档范围与保管期限表（行政类）》进行分类归档。
3．教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究、学校培养学历教育学生的学籍等各类文件材料，按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
4．科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
5．基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
6．仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
7．产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
8．出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
9．外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的文件材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的文件材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的文件材料。
10．财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）执行。
11．专题类：学校在重大活动、重要事件中形成的各类文件材料，特别是关系到民生以及专业性的文件材料。
12．声像类：学校在重大活动、重要事件中形成的各类载体材料，包括电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。声像类归档实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
13．实物类：是指以物质实体为载体，能够反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个学校档案全宗的重要组成部分，实物档案包括(1)学校获得的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等；(2)学校在公务活动中获赠的纪念品；(3)学校组织的各种重大活动形成的纪念品和宣传品；(4)学校成立以来使用过的牌、匾、印章；(5)学校第一批生产的、重要的产品样品；(6)其他有保存价值的实物。
第五条 归档的文件材料重点以学校形成的全局性、综合性的文件材料的原件为主；上级来文应以针对学校的指令性、指导性文件为主，其次是上级和其他单位发来的需要学校贯彻执行的文、电及附件。
不归档的文件材料:
（一）上级机关普发供参考、不办理的文件材料，任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（三）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
（四）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
（五）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
（六）学校负责人兼任外单位职务形成的与学校无关的文件材料；
（七）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
以上不归档文件材料，各单位可根据需要，按资料自行保存。
第二章归档单位立卷和归档流程
第六条 学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。
第七条 学校各单位、各学院等均为立卷单位，分工立卷归档。
第八条 学校建立、健全档案工作的检查、考核制度，将档案工作纳入学校综合考核，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
一、形成积累
第九条 各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预测新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷类目。
第十条 各立卷单位的专（兼）职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料分类存放。
第十一条 收集的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。收集的文件材料除纸质外，还应包含对应的电子文档和声像载体文件。
第十二条 收集的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十三条 收集的文件材料正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应齐全完整。
二、整理立卷
第十四条 整理立卷应分工负责，责任到人。各立卷单位的专（兼）职档案员负责案卷类目的编制及综合性材料立卷工作，各科室材料形成者负责业务管理文件材料立卷工作。
第十五条 立卷归档工作是档案管理的重要基础工作。为保证文件材料收集齐全完整,能准确反映学校教学、科研和管理等活动的真实内容,进行以下分工：
（一）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由学校办公室（党委办公室）立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
（二）以党委、学校名义的发文，由学校办公室（党委办公室）分别立卷归档。
（三）党委和学校召开的代表大会、常委会、扩大会、办公会形成的材料，由学校办公室（党委办公室）分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
（四）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及批复、批转的原件，由学校办公室（党委办公室）立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。
（五）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制件。
（六）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。
（七）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
第十六条 各单位整理立卷时应遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值。立卷按照年度、问题和保管期限分类方案执行。
（一）分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，归入批复年度；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、计划、预算，归入文件材料内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算，归入文件材料内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度。按学年处理的文件归入专门年度。
（二）分问题：将文件按其内容所反映的问题（事由）分开，凡涉及若干问题的文件材料，应按所反映的主要问题分。
（三）分保管期限：根据文件材料归档范围和档案保管期限规定的要求，将文件按不同的保管期限分开。
第十七条 归档文件以件为单位整理和保管。需要立卷组合材料的一般应以问题（事由）为主，兼顾其他特征，使之紧密联系。对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。每卷一般不超过200页。
第十八条 会议文件，按会议的名称、届次立卷，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称立卷，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题立卷；工作计划、总结等文件，一般可按责任者结合名称或问题立卷；简报、刊物按名称结合期号立卷；调研材料、制度、条例、法规等，按责任者结合问题立卷；其他文件材料可按照特殊的形式组合。
第十九条 案卷的排列。
案卷按封面、卷内文件目录、文件、备考表、封底排列。
第二十条 卷内文件的排列。
卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。
（一）密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正本在前，附件在后；正本在前，定稿在后（包括文件呈批签）；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（二）同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
（三）不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。
（四）会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。
（五）上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。
（六）对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和备考表中加以说明。
第二十一条 对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与该文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；拆除文件材料上的金属物。
第二十二条 卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)；页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角）。以件立卷的则以件为单位编页号。
第二十三条 归档文件的编目
（一）以“卷”为单位
案卷编目包括编写页号、件号；编制案卷目录；编制卷内文件目录；填写卷内备考表。
1．编写页、件号
成卷装订的案卷编页号，按件装订的编件号。
（1）编页号：应统一在有文字和图表的页面上逐页编号；用阿拉伯数字从1起依次标注；页号位置在每页材料正面的右下角，背面的左下角。
（2）编件号：按件装订的案卷，应逐件加盖档号章，填写档号章的各项，件号用阿拉伯数字从1起依次标注；密不可分的文件材料，同一问题装订在一起，可按一件编号；档号章的位置在每件第一份文件金沙体育的右上角。
2．编制案卷目录
案卷目录由案卷号、案卷题名、年度、页码、保管期限、备注组成。
（1）案卷号：案卷实体的编号。
（2）案卷题名：案卷标题，要求结构完整，一般应准确概括卷内文件的主要责任者、内容、名称(文种)等，文字简练、准确，案卷题名字数控制在40个字以内。
（3）年度：案卷内文件形成的年度。
（4）页码：卷内文件总页数。
（5）保管期限：案卷的保管期限。
（6）备注：用于填写案卷需要补充和说明的情况，包括缺件、移出件、销毁件、插入件等。
3．编制卷内文件目录
案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内文件目录由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注组成。
（1）顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，按件装订的案卷，其顺序号应与件号一致。
（2）文号：文件制发机关的发文字号。
（3）责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人， 即文件的署名者。没有责任者的文件，应考证淸楚后填写。
（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录、没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。
（5）日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。（如：20180908）；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。
（6）页号：除卷内最后一份文件填写起止页号外，其余的文件只填写金沙体育号。按件装订的目录上要注明每件的起止页号。
（7）备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、插入文件等。
立卷人要按以上内容拟制案卷目录、卷内文件目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份存查。
（二）以“件”为单位
归档文件目录由件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注组成。
1．件号：文件的顺序号
2．文号：文件制发机关的发文字号；
3．责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人， 即文件的署名者。没有责任者的文件，应考证淸楚后填写。
4．题名：即文件的标题，一般应照实抄录、没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。
5．日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。（如：20180908）；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；
6．页数：每件归档文件的总页数；
7．备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、插入文件等。
整理人要按以上内容编目,一式两份，文件材料归档时，同时移交该目录（含目录电子文档）。
第二十四条 填写卷内备考表
（一）以“卷”为单位的，备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。卷内归档文件需要说明的情况：包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等其它需要特别说明的情况。
立卷人：负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。
检查人：检查人应是档案部门负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日 期：归档文件整理完毕的年、月、日。
（二）以“件”为单位的，每盒归档文件应填写备考表。备考表设置项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
第二十五条 各类文件材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
第二十六条 文件材料归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否齐全、完整，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后重新归档。
第二十七条 文件材料归档时，立卷人或整理人要打印（或填写）案卷目录及卷内文件目录（以“卷”为单位）、归档文件目录（以“件”为单位），并分别装订成册，一式两份，双方签字各执一份存查。
三、归档时间
第二十八条 文件材料归档时间为：
（一）党群、行政、出版物和外事档案应在次年4月底前归档。
（二）教学档案中的综合管理文件材料应在次年4月底前归档，学籍类及教学的其他材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），于当年寒假前一次性归档。
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收合格后2个月内归档。
（四）仪器设备档案在设备开箱验收、调试完毕使用后2个月内归档，引进设备在索赔期满后归档。
（五）财会档案可由财务部门保管1-3年，期满前归档。
（六）声像档案应在完成制作后半年内归档。
第二十九条 对不履行职责、不按规定移交档案的，依据《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《安徽省档案条例》等档案法律法规的有关规定，对立卷单位及责任人追究其相应责任。
第三十条 本细则及工作方案自发布之日起施行，由档案馆负责解释。