第一章  总 则

第一条 为实现研究生档案管理的规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》等国家和省有关文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 研究生档案是指研究生在报名、录取、培养、学位授予、毕业就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料和入学前原有个人档案材料的总和，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。

第三条 研究生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，研究生档案管理必须坚持集中统一管理的原则，确保研究生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条 研究生档案管理机构为研究生部和各培养学院，研究生部主要负责研究生人事档案的接收、归档、保管、使用、转递等项工作，各培养学院主要负责本单位研究生教学档案的建档、归档、保管、使用、转递等项工作。

第五条 研究生部和各培养学院应配备专、兼职人员负责研究生档案管理工作，为研究生档案管理创造良好的工作环境和条件。

第二章  档案材料的构成范围

第六条 思想政治教育中形成的有关材料：奖惩记载、入党材料等。

第七条 招生、培养、学位授予和毕业就业过程过程中形成的有关材料：研究生登记表、研究生成绩单、学位申请材料等。

第八条 更改姓名等信息形成的有关材料：本人申请书、公安部门出示的更改证明等。

第九条 入学前原有个人档案材料。

第三章  档案材料的收集、整理与归档

第十条 档案管理人员须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

第十一条 研究生阶段档案材料的有关内容和责任单位：

（一）研究生在校思想政治表现情况的材料如奖惩材料、入党材料等，由研究生部负责收集、整理。

（二）研究生招生、培养、学位申请和毕业就业过程中形成的有关教学材料，由研究生部和各研究生培养学院分别负责收集、整理（具体见附件）。

第十二条 研究生档案材料应完整齐全、文字清楚、内容真实、手续完备、归档对象明确。个人撰写的材料应有形成时间和本人签字。业务材料应有形成时间、领导审批意见、组织部门盖章等。

第十三条 研究生档案材料纸张规格应大小一致。档案文字材料用蓝色或黑色钢笔或水笔书写，不得用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔书写或复写纸复写。应手工填写的内容不得打印或手写纸条粘贴。不得使用复印件代替原件存档。

第四章  档案材料的使用

第十四条 使用范围：

（一）涉及研究生入党、政治审查、组织处理、复查时，可提供查（借）阅。

（二）用人单位因工作业务需要，需了解研究生有关情况时，可提供查（借）阅。

第十五条 因业务和工作需要查（借）阅档案时，须遵循下列规定：

（一）查（借）阅（用人单位）人员应是政治可靠的中共党员或主管研究生思想政治教育及管理工作的领导及有关人事组织部门的干部。

（二）查（借）阅人员须带单位介绍信（介绍信须同时注明被查阅人姓名、专业、学号），工作证（或研究生证）和本人身份证。

（三）任何个人不得查（借）阅本人及亲属的档案。

（四）研究生档案一般不得外借。确因特殊情况必须借用者，应写明借阅理由，经研究生部主管领导批准后，办妥手续，方可借出。借用单位要严格遵守保密和阅档规定，确保档案的绝对安全且必须按期归还。

（五）查（借）阅研究生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料；

第五章  档案转递

第十六条 研究生毕业前一个月，各学院必须将研究生的教学档案材料按专业分类并按顺序整理装袋，送交研究生部。研究生毕业2周内，研究生部完成研究生人事档案和教学档案的整理工作。

第十七条 研究生档案的转递，须做到及时、准确、完整、安全、保密。

第十八条 研究生部应于研究生毕业派遣后30天内将研究生人事档案转至就业报到单位或档案接收单位。对毕业离校时未落实工作单位的毕业研究生，学校将其人事档案迁回生源地或家庭户籍所在地人事管理部门或人才交流中心。

第十九条 中途出国、退学或结业、肄业等研究生的档案，由接收单位出具有关通知或证明，由学校转递至本人原单位、重新就业单位或家庭户籍所在地人事管理部门。无接收单位的，其人事档案迁回生源地或家庭户籍所在地人事管理部门。

第二十条 研究生部应于研究生毕业派遣后2个月内将研究生教学档案移交学校档案室，凡移交到学校档案室的重要文件材料，研究生部可保留其复印件，以便工作需要时查阅。

第二十一条 转移毕业生档案，应通过机要通信途径或派专人呈送，不得让毕业生个人携带。

第二十二条 转递毕业研究生档案，必须进行登记，转递时应附上档案回执，并要求接受单位收到档案后寄回回执。

第六章  附 则

第二十三条 本规定自公布之日起施行。

第二十四条 本规定由研究生部负责解释。

 

 

 

附件：硕士研究生教学归档材料清单。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：

 

 

硕士研究生教学归档材料清单

序号	名    称	份数	负责人	备  注
1	研究生登记表	2	研究生部	一份存教学档案
				一份存人事档案
2	研究生培养计划	1	学 院	存教学档案
3	研究生专业实践环节考核登记表	1	学 院	存教学档案 （仅限专业学位硕士和在职工程硕士）
4	研究生成绩单	2	学 院	一份存教学档案
				一份存人事档案
5	研究生开题报告	1	学 院	存教学档案
6	研究生中期考核表	1	学 院	存教学档案
7	论文答辩申请表	1	学 院	存教学档案
8	论文评阅意见书（根据评阅专家人数确定）		研究生部	存教学档案
9	论文评阅专家及答辩委员推荐审核表	1	学 院	存教学档案
10	导师学术评语	1	学 院	存教学档案
11	答辩评分表（根据答辩委员人数确定）		学 院	存教学档案
12	论文答辩表决票	1	学 院	存教学档案
13	学位论文答辩记录	1	学 院	存教学档案
14	答辩委员会决议	1	学 院	存教学档案
15	学院学位评定分委员会表决票	1	学 院	存教学档案
16	论文修改情况说明表	1	学 院	存教学档案
17	学位申请书	2	学 院	一份存教学档案
				一份存人事档案
18	授予学位通知	2	学 院	一份存教学档案
				一份存人事档案
19	学位证书、毕业证书复印件	1	学院、研究生部	存教学档案
20	毕业研究生登记表	2	学 院	一份存教学档案
				一份存人事档案
21	学历教育硕士学位基本数据表	1	学 院	存教学档案
22	学位论文中英文摘要	1	学 院	存教学档案
23	发表论文复印件（包括发表论文的刊物封面、目录及论文金沙体育复印件）或发明专利证书复印件	1	学 院	存教学档案
24	学位论文	2	学 院	一份存教学档案
				一份存校图书馆
25	学位论文提交回执	1	学 院	存教学档案
26	研究生毕业论文光盘（命名格式：届别+专业+姓名+论文题目）	1	学 院	存教学档案
27	研究生毕业论文电子版（命名格式：届别+专业+姓名+论文题目）	1	学 院	存教学档案
28	报到证底联	1	学 院	存教学档案